La gestión del workflow y el reparto eficiente de tareas

Jueves, 15 Marzo 2018 09:47 Escrito por  Publicado en Empresas Visto 691 veces

En cualquier organización empresarial en la cual se lleva a cabo un proceso productivo, con un reparto de tareas claramente diferenciadas que terminan dando el producto o servicio final que se comercializa, se hace necesario contar con un sistema de gestión de Workflow o flujo de trabajo. Adaptarse a la alta competitividad de un mercado globalizado donde los productos y servicios de cualquier parte del mundo pueden ser entregados de forma rápida y con la misma calidad que si estuvieran cerca del cliente es una obligación para cualquier negocio que quiera sobrevivir a largo plazo.

Generar un Workflow claramente especificado y diferenciado con un buen sistema de Gestión de Workflow como el que se puede encontrar en https://www.ser-solutions.es/temas/gestion-de-workflow.html es una prioridad, por eso son muchas las gerencias de todo tipo de empresas que se están preocupando por implementar este tipo de sistemas en sus procesos productivos

 

Beneficios de implantar un sistema de gestión de Workflow

La ventaja competitiva que se consigue al implantar un sistema de gestión de flujos de trabajo se puede traducir en una serie de beneficios respecto a las empresas competidoras del mismo sector productivo. Los beneficios más evidentes de implantar un sistema de gestión de workflow son los siguientes:

 

Conexión lógica entre tareas

Sin un buen sistema de organización de tareas del proceso productivo lo más probable es que reine el caos y la desorganización, lo que influye de forma negativa en todas las variables posibles como la calidad, el coste, el tiempo y la depuración de responsabilidades. Gracias a la implantación de sistema de gestión de workflow se puede establecer una linealidad en el proceso y conectar unas tareas con otras de forma que éstas sigan un orden lógico. Esto redunda en una mejor conexión a nivel global del proceso productivo.

 

Mejor calidad del proceso productivo

Una buena conexión de tareas trae consigo una mejoría clara en la calidad del proceso. Todas las partes involucradas conocen qué viene antes y qué va después de su tarea, fomentando la claridad y el buen hacer de todas las partes involucradas. Esto redunda en una mejor calidad final tanto del producto o servicio como del proceso en sí mismo.

 

Ciclos de producción más cortos

Al lograr una mayor eficacia y conexión entre todas las tareas se reducen las ineficiencias que provocan que el proceso vaya más lento de lo que debería. Un ciclo de producción más corto permite aprovechar las economías de escala y contribuye a aumentar la productividad de los empleados y de la maquinaria, lo que provoca un mayor beneficio para la empresa a nivel económico y productivo.

 

Reducción de costes

Es quizás uno de los beneficios que más claro se puede percibir y uno de los que más interesan a cualquier tipo de empresa. Gracias a la mayor eficiencia y rapidez en el proceso productivo se logra una reducción de costes significativa ya que para producir lo mismo se necesitan menos unidades de trabajo y energía. Un beneficio que repercute directamente en la empresa y que se puede utilizar para mejorar la cuenta de resultados o invertir en mejorar aún más el proceso productivo.

 

Mayor transparencia

Al existir una división clara del reparto de tareas todas las partes toman conciencia de qué parte del proceso son responsables y por tanto responden tanto de los logros como de los perjuicios que se puedan ocasionar. Esto beneficia a la empresa a la hora de depurar responsabilidades y de encontrar dónde está el fallo en el proceso en caso de que lo hubiera. 

 

Estandarización y flexibilidad

Un sistema de gestión workflow puede ser diseñado por completo de manera estructurada aunque se pueden incluir partes más adaptativas y flexibles por si fueran necesarias. De este modo, las empresas pueden determinar el grado de estandarización de sus procesos productivos y así encontrar el equilibrio perfecto entre modelos de procesos predefinidos y la libertad de modificación y ajuste si fuera necesario. Esto ayuda a adaptarse a diferentes niveles de demanda y a introducir las innovaciones del sector conforme vayan apareciendo.

 

Implantar un sistema de gestión de workflow o flujos de trabajo cambia por completo la forma de organizar y medir el proceso productivo trayendo consigo una mejora en la eficiencia y en los costes que ninguna empresa debería obviar.

 

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